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Politique de confidentialité

Le respect de votre vie privée est fondamental pour notre Clinique de Psychologie, Alphapsy. C’est pourquoi nous nous engageons à protéger les informations personnelles de nos clients, professionnels, collaborateurs et interne en psychologie. A faire preuve de transparence quant aux informations que nous détenons à votre sujet et à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels (RP), conformément à la loi 25 sur la protection des RP dans le secteur privé.

Notre politique de confidentialité s’inscrit dans les obligations définies par la loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021, c 250) et les lignes directrices du Gouvernement du Québec (Modernisation de la protection des renseignements personnels | Gouvernement du Québec). Cette loi a pour objectif d’offrir un meilleur contrôle aux citoyens sur leurs renseignements personnels. Elle modernise le cadre législatif pour l’adapter à la réalité technologique d’aujourd’hui.

Notre politique de confidentialité a donc pour objectif de démontrer explicitement pourquoi et comment toute personne agissant au nom de Alphapsy, Clinique de Psychologie, collectons, traitons et utilisons vos renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs de notre site internet et de nos services. Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne de façon directe ou indirecte.

RESPONSABLE
Stéphanie GORON, M.Ps.,DESS., Ph.D/Psy.D
Cofondatrice et administratrice
info@alphapsy.ca
514 581 2405

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Alphapsy, Clinique de psychologie ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ses services psychologiques. Tous les renseignements personnels récoltés auprès des patients sont obtenus avec leur consentement éclairé et sont conservés de manière sécurisée. 

Comme tous les sites que vous consultez, lorsqu’un utilisateur accède à notre site internet, son appareil (téléphone, tablette, ordinateur, etc.) et le serveur du site échangent automatiquement des informations. Cette communication est nécessaire pour que le serveur transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique utilisé. Ces informations sont conservées et exploitées à des fins techniques et statistiques pour évaluer et améliorer votre expérience. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs.

Les informations échangées sont les suivantes :

  • le nom de domaine du fournisseur d’accès à Internet;
  • l’adresse IP, numéro unique assigné à l’appareil lorsqu’il est connecté au réseau Internet;
  • le type de navigateur (Chrome, Firefox, etc.) et de système d’exploitation (Windows, Mac OS, etc.) utilisés;
  • la date et l’heure de la visite;
  • les pages consultées;

Si vous êtes un nouveau client et que vous connaissez le professionnel avec lequel vous souhaitez débuter une psychothérapie, nous vous invitons à communiquer directement avec cette personne à l’aide de son adresse courriel ou par téléphone en composant son numéro de poste directe afin de lui adresser votre demande de service. Auquel cas, il est entendu que seule cette personne communiquera avec vous. Les informations qui seront récoltées dans ce contexte, ne seront pas échangés par votre psychothérapeute avec les autres professionnels de la clinique.

Si vous êtes un nouveau client et que vous consulter notre site pour obtenir des informations générales sur nos services ou pour être dirigés vers l’un de nos professionnels, vous pouvez le faire via les coordonnées générales de notre clinique. Les renseignements personnels nécessaires pour l’inscription de nouveaux patients sont recueillis via notre boite vocale confidentielle dans laquelle vous pouvez laisser un message ou via notre adresse courriel info@alphapsy.ca ou encore en complétant notre formulaire d’inscription en ligne sur notre site internet (Cette demande est acheminé par courriel à l’adresse électronique général de notre clinique). Les renseignements personnels recueillis lors du premier contact avec un client sont les suivants : nom de la personne, numéro de téléphone et adresse électronique, âge, horaire (disponibilités), ainsi que le motif de consultation. Aucune information personnelle sur vous ne sera recueillie par aucun autre moyen avant de commencer votre démarche de psychothérapie ou de service psychologique. Les renseignements personnels ne sont jamais utilisés à des fins autres que la prestation de nos services de traitement psychologique, sauf dans les cas prévus par la loi (voir section de la présente politique de confidentialité). Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements vous concernant seulement pour les fins suivantes :

  • Offrir aux clients un service de qualité et un suivi qui répond à leurs besoins
  • Établir et maintenir la communication avec vous, notamment pour planifier le premier RDV avec le thérapeute assigné
  • Nous permettre de prendre contact avec vous
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris communiquer avec l’organisme de réglementation de services psychologiques provincial (Ordre des Psychologues du Québec) le commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif, prévu par la loi
  • Se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires
    Le thérapeute utilisera le courriel du client pour facturer les services et fournir un reçu de paiement
  • Traiter les paiements reçus de la part du client par virement bancaire
  • Recouvrer les comptes impayés
  • Se conformer aux exigences réglementaires et à la loi en général

En laissant vos coordonnées dans le formulaire de prise de rendez-vous de la page contactez-nous de notre site internet (info@alphapsy.ca), ou sur notre boite vocale générale de téléphonie IP, vous consentez à ce que la personne en charge de la répartition des patients communique avec vous par courriel ou par téléphone et recueille de l’information dans le but de répondre à votre demande de service psychologique. Lorsqu’une personne communique par courriel, l’adresse courriel de retour est utilisée pour répondre à cette personne. La clinique n’utilise cette adresse courriel pour aucun autre but que de répondre et en aucun cas cette adresse courriel n’est partagée à une tierce partie. Les seules personnes autorisées à traiter vos informations sont les répartiteurs cliniques et les co-fondatrices. Le fait que vous nous communiquez des informations personnelles par courriel, boîte vocale, ou verbalement lors d’échange par appel téléphonique constitue pour nous un consentement de votre part à ce que nous utilisions ces données aux fins telles que décrites plus haut (vous offrir le meilleur service pour répondre à votre demande). Une fois que la demande de services est traitée (dossier pris en charge par un membre de notre équipe : psychologue, psychothérapeute ou étudiant doctoral supervisé), ce membre de l’équipe poursuit le processus avec son évaluation psychologique et sera amené à collecter d’autres informations personnelles. Ces informations seront contenues dans le dossier du client créé par le membre de l’équipe qui offre le suivi. Ces données seront protégées par le « Règlement sur la tenue de dossiers et des cabinets de consultations des psychologues » et par le « Code de déontologie des psychologues ».

Comment vos renseignements personnels sont-ils conservés et protégés?

La clinique Alphapsy prend toutes les précautions nécessaires pour protéger les renseignements personnels de ses patients contre tout accès, utilisation, divulgation ou destruction non autorisés. Nos procédures internes incluent un ensemble de mesures de protection des données personnelles : formation de notre personnel, limitation des droits d’accès, contrôle des accès aux locaux et aux appareils, etc. Les renseignements personnels sont stockés de manière sécurisée dans nos systèmes et sont accessibles uniquement par le personnel désigné et fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de ces renseignements aux fins décrites dans la présente politique. Les accès ne sont possibles qu’à travers des mots de passe robustes et modifiés périodiquement. Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire pour fournir nos services.

Mesures prises de protection mises en place pour assurer votre confidentialité

Si la demande est reçue par courriel, les informations sont conservées dans notre espace courriel infonuagique hébergé par Google Workspace pour un temps limité (une fois votre demande de service traitée, le message courriel est supprimé). Le compte courriel est sécurisé par un mot de passe et l’accès est limité aux personnes autorisées précédemment cités dans la politique de confidentialité.

Si la demande est effectuée par téléphone, via le numéro général de notre clinique, vous serez redirigé vers une boite vocale dont le message sera acheminé par courriel à info@alphapsy.ca sauf si vous communiquez directement avec votre psychothérapeute. Les seules personnes qui ont accès à ces messages vocaux format courriel sont, les répartiteurs cliniques, la co-fondatrices. Aucune autre personne que celles mentionnées ci-haut n’aura accès à vos informations personnelles.

Exception : Risques relatifs aux transmissions par courriels

Un point est à souligner en ce qui concerne notre formulaire de prise de rendez-vous en ligne, si vous indiquez vouloir être joint par courriel, il est possible que le répartiteur en poste vous demande par courriel des précisions relativement à votre motif de consultation, disponibilités ou autres informations personnelles afin de répondre adéquatement à votre demande de service. C’est ici qu’un consentement de votre part doit être formulé, car les transmissions non cryptées par courriel ne sont pas complètement à l’abri d’un risque d’interception par un tiers. Ce risque est très minime, mais pas absent. Conséquemment, si vous nous transmettez votre adresse courriel, nous comprendrons que vous consentez à la transmission de courriels non cryptés entre la Clinique de Psychologie Alphapsy et vous-même pour la durée de l’étape de traitement et du jumelage avec un-e de nos psychothérapeutes.

Nos psychothérapeutes assument la responsabilité de protéger leurs courriels à contenu confidentiel. Nonobstant ce qui précède, il faut savoir qu’aucune transmission de données sur Internet ne peut être considérée comme absolument sûre et sécuritaire. Par conséquent, nous ne garantissons d’aucune façon que les renseignements personnels ne soient pas perdus, mal utilisés ou modifiés, et nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des renseignements personnels qui sont transmis, ni à l’égard de l’utilisation ou de la mauvaise utilisation des renseignements personnels par vous ou par des tiers. De votre côté, si vous communiquez avec nous par courriel, il sera de votre responsabilité de protéger l’accès à vos appareils électroniques et à vos boites de réception courriel.

La clinique Alphapsy s’engage à prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que d’autres incidents de même nature se produise, s’il a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit. Si l’incident présente un préjudice sérieux, la clinique de psychologie Alphapsy s’engage à aviser la Commission d’accès à l’information et toute personne dont les renseignements personnels sont concernés par l’incident. Les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre. Ce registre est intégré au livre de minutes de notre Clinique.

Rappelons que le code de déontologie des psychologues commande l’application de mesures strictes de la part de nos psychologues ou de nos psychothérapeutes afin de protéger l’identité et les informations relatives à leurs clients. Les renseignements recueillis dans le cadre d’une session de psychothérapie sont protégés en respectant le code professionnel de déontologie de l’ordre des psychologues du Québec. Ceux-ci ne peuvent et ne doivent pas être transmises à quiconque sans votre consentement. Il est de la responsabilité de votre psychothérapeute de vous expliquer la politique de confidentialité relatif à la psychothérapie (soit avant ou lors de votre première session) pour assurer votre consentement libre et éclairé.

Conservation des renseignements personnels

Alphapsy, Clinique de psychologie garde les données collectées pendant différentes périodes, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos services : pour les consentements tacites, la durée peut aller jusqu’à deux ans après une requête de service ou une fin de contrat. Pour les consentements exprès ou explicites, la durée est valide de façon permanente, sauf si son auteur décide de le retirer. Durant la période de conservation, nous prenons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels. Mesures physiques : Espace de travail verrouillé; Contrôle stricte de l’usage du matériel informatique, de son emplacement et de sa disposition. Mesures logiques : Logiciels de surveillance et anti-virus; Système d’alerte détectant / bloquant les intrusions informatiques. Mesures organisationnelles : Accès et droits d’accès limités au personnel autorisé et assujetti à une entente de confidentialité et de non-divulgation ou diffusion de données.

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont les villes dans lesquelles Alphapsy, Clinique de psychologie possèdent des bureaux virtuels ou des installations et dans les villes dans lesquelles possède des serveurs contenant les données collectées par Alphapsy, Clinique de psychologie. Le nom du service cloud est : WHC Hébergement Web Canada.

Les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur du pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des renseignements personnels conformément à la présente Politique est situé à l’extérieur du pays. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour une période prolongée.

Communication et raison du partage des renseignements personnel à des tiers

Hormis notre coordination interne, nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à Alphapsy, Clinique de psychologie, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

  • Avec votre consentement.
  • Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas, les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité.
  • Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.
  • Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

Alphapsy, Clinique de psychologie s’engagent à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie. Tous les professionnels travaillant sous la bannière Alphapsy sont assujetties aux mêmes obligations de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Information sur le logiciel de téléthérapie

La téléthérapie est actuellement offerte comme unique modalité de consultation par l’ensemble des psychologues de la clinique. Votre psychologue réalise des séances de téléthérapie dans un endroit calme et privé, sans distraction ou interruption, et sur une connexion Internet privée et sécurisée afin de préserver la confidentialité. Toutefois, puisque nous devons recourir à une plateforme de téléthérapie pour communiquer entre nous, cela ajoute une tierce partie sur laquelle la psychologue n’a aucun contrôle. Il est donc important que vous vous familiarisiez avec les termes de confidentialité de la plateforme et de la technologie de téléthérapie sélectionnée est Zoom (https://zoom.us/). Le fait que vous acceptez une session de thérapie virtuel (téléthérapie) constitue pour nous un consentement de votre part à ce que vous avez lu et vous comprenez les conditions de sécurité et de confidentialité associés a Zoom (https://zoom.us/fr-fr/security.html) et que vous autorisez votre psychologue, à utiliser cette technologie de téléthérapie pour vos séances de psychothérapie.

Afin de préserver la confidentialité et de profiter pleinement de vos séances, vous comprenez qu’il est de votre responsabilité de choisir un endroit où vous serez seul(e) et non dérangé(e). Vous acceptez d’éteindre les applications et les notifications de vos appareils, afin de ne pas interrompre les séances. Vous avez été avisé(e) par votre psychologue de recourir à une connexion Internet sécurisée, plutôt qu’une connexion Wifi publique gratuite. Enfin, les séances ne peuvent être enregistrées sur un support audio ou vidéo par l’une ou l’autre des parties, à moins que les deux parties y consentent par écrit.

Cookies

Comme tous les sites internet, Le visiteur du site internet de la clinique consent que des cookies puissent s’installer sur son navigateur. Ceux-ci peuvent être enregistrés sur votre disque dur afin de nous permettre de faire le suivi de votre utilisation de notre site et pour assurer la sécurité au niveau de l’authentification des utilisateurs. Les renseignements découlant des témoins sont donc utilisés pour faciliter l’utilisation de notre site Web. Vous pouvez librement effacer les cookies de votre navigateur en tout temps. Ce site est hébergé par Hébergement Canada et gérer par notre fournisseur de service Womko, Agence Web Inc. Le visiteur peut prendre connaissance des cookies utilisés en cliquant sur l’icône de consentement en bas à gauche de chaque page.

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web, Alphapsy, Clinique de psychologie ne sont pas responsables de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

Droits d’accès et de rectification des renseignements personnels

En tant que client, vous avez en tout temps un droit d’accès, de modification, de correction ou de suppression des renseignements personnels qui vous concerne. Pour apporter des corrections à ses renseignements personnels ou les mettre à jour, pour demander le retrait des renseignements personnels de la liste de contacts de la clinique ou pour toutes autres questions concernant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, le client doit communiquer avec le Responsable de la Protection des Renseignements Personnel, Stéphanie GORON à l’adresse courriel suivante : info@alphapsy.ca

Modifications à la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement en fonction des changements survenus dans nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Il est de votre responsabilité de consulter de façon régulière notre politique de confidentialité afin de prendre connaissance des mises à jour qui auront été apportée à la présente politique. La politique de confidentialité révisée sera affichée sur notre site internet www.alphapsy.ca et les modifications prendront effet dès leur publication sur notre site Web.

Contact

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

Pour toute question sur la politique de confidentialité de la clinique Alphapsy, vous pouvez nous contacter par courriel à info@alphapsy.ca

Merci de votre confiance.

L’équipe Alphapsy